ビジネス英語 – 電話応対

電話応対画像

海外経験なし、外国人がまわりにいない状況だと英語を使いこなすのは至難の技です。しかし、英語を使わなければ業務がなりたたない…というわけで自分の学習も兼ねて最低限のやりとりができるフレーズをまとめていきます。ちなみに私の英語レベルはTOEICのスコアだと600~650点レベル。TOEIC公式の評価の一部を引用すると「短い会話において、構文が複雑なときや、難しい語彙が使われている場合は、話の詳細が理解できない。否定構文が使用されるときは、詳細が理解できないことが多い。」「事実に基づく情報を、難しい語彙を使用して言い換えた場合は、理解する能力は非常に限られている。解答するときは、問題に使用されているのと同じ単語や句を文章の中から探すことに頼ることが多い。」。正直、海外ドラマを字幕なしでみてもさっぱりと意味がわからんし、かたことでの会話がぎりぎりのレベルです。

電話応対に関してはある程度決まり文句があるので、それを言っておけばなんとかなるといった感じです。どうしようもならない場合は英語ができる人にかわりましょう。

こちらから電話をかける時

自分の名前の名乗り方

ついついくせで”I’m~”と始めそうですか、電話では”This is ~”を使います。

私は〇〇社の□□と申します。
“This is □□ from ○○.”

電話の取次をお願いする時

□□さんお願いします。
“May I speak to □□, please”

相手が不在の時

□□から電話があったとことを伝えていただけますか。
“Could you tell him/her that □□ called?”

折り返し電話をいただけますか。
“Could you tell him/her to call me back?”

また掛け直します。
“I’ll call him/her back later.”

電話を受ける時

相手の名前を聞きたい時

海外の方は自分の名前を名乗らないことも多いので、こちらから聞かなければ電話を取り継ぐときあれ?相手の名前なんだっけということになりかねません。

お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。
“May I have your name please?”
“May I ask who’s calling?”

電話を取り継ぐ時

なにも言わずに引き継ぐのは失礼なので、一言いってから繋ぎましょう。私も何度か何も言わず引き継いでしまったことがあります

少々お待ちください。
“Hold on, please.”
“Hold the line please.”

おつなぎいたします。
“I’ll put you through”

担当者が電話にでられない時

様々な理由で引き継げない場合があるので、いくつかのパターンを用意しておけば慌てる必要はありません。

申し訳ございません、ただいま席をはずしております。
“Sorry, He/She is not available right now.”

申し訳ございません、ただいま外出しております。
“Sorry, He/She is out of the office now.”

申し訳ございません、ただいま他の電話に対応しております。
“Sorry, He/She is on another line right now.”

申し訳ございません、本日すでに退社致しました。
“Sorry, He/She has already left for home today.”

申し訳ございません、本日お休みを頂いております。
“Sorry, He/She is off today.”

担当者がいない場合の対応

折り返しさせましょうか
“Should I have him/her call you back?”

お電話頂いたことを伝えておきます
“I’ll tell him/her you called.”

伝言を承りましょうか
“Would you like to leave a message?”

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